Формирование и отправка документа «Счет» (INVOICE) на платформе EDI Network 2.0


Введение

Данная инструкция описывает порядок формирования и отправки документа «Счет» (INVOICE). INVOICE - счет на оплату, отправляется в розничную сеть поставщиком для окончательного согласования цен.

Формирование документа «Счет»

Формирование документа возможно как на основании «Заказа», так и на основании «Подтверждения заказа».

Рассмотрим формирование документа «Счет» на основании «Заказа».

Перейдите в раздел «Входящие», выберите необходимый документ основание «Заказ». Для удобства воспользуйтесь поиском - достаточно ввести корректный номер документа в поле «Поиск», или часть номера GLN. Система автоматически выполнит поиск данного номера по GLN, по Отправителю, по Получателю и Дате документа.

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_01.png

В открытом документе, на форме-подсказке, которая позволяет создать документ на основе Заказа, выберите из списка «Счет».

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_02.png

Документ созданный на основе Заказа или Подтверждения заказа создастся автоматически. Данные некоторых полей пененесутся из документа основания. Все поля, обозначены красной звёздочкой * обязательны для заполнения.

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_03.png

Важно

Внимание! Номер накладной должен полностью совпадать с номером оригинала бумажной накладной.

  1. Отправитель - данные отправителя счета (поставщика)

  2. Получатель - данные получателя (сети),компания

  3. СЧЕТ № - номер счета

  4. от - дата уведомления об отгрузке, по умолчанию указана текущая дата

  5. Поставщик - заполняется автоматически, или с помощью кнопки Поиск контрагента, или с помощью кнопки Указать себя

  6. Покупатель - заполняется автоматически, или с помощью кнопки Поиск контрагента, или с помощью кнопки Указать себя

  7. Место доставки - заполняется автоматически, или с помощью кнопки Поиск контрагента, или с помощью кнопки Указать себя

  8. Валюта счета - выбрать валюту: Гривна, Доллар США, Евро

  9. Со ставкой НДС - выбрать ставку налога на добавленную стоимость: 0%, 7%, 20%

  10. Накладная № - номер накладной должен полностью совпадать с номером оригинала бумажной накладной

  11. от - дата накладной

  12. Поставка должна быть произведена - дата и время доставки

Важно

Внимание! В случае создания нескольких расходных накладных, необходимо на каждый заказ сформировать счет фактуру. При этом, поле «По накладной №» в документах должно отличаться.

Ниже на странице созданного документа находится необязательная для заполнения (если другое не указано в договоре) доп. инфо, информация о поставщике, а также итог по количеству и по сумме с/без НДС по позициям.

Ниже на странице созданного документа находится перечень товарных позиций, которые были заказаны, и их количество. Система автоматически подставит значения по позициям из документа основания «Заказ».

Возможно вносить изменения в количество позиций. В случае, если вам необходимо изменить количество поставляемого товара в счете, в колонке «Количество» внесите необходимое значение.

Все изменения по позициям только после согласования с сетью!

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_04.png

Если какая-то из позиций отсутствует и поставляться не будет, её необходимо отметить галочкой и Удалить. Возможно также добавить другую позицию из Товарного справочника, заполнив форму Добавить позицию под кнопкой Добавить.

Важно

Внимание! Поставляемое количество товарных позиций не может превышать указанное в заказе!

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_05.png

После внесения всех данных в документе, нажмите кнопку «Сохранить», затем «Отправить».

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_06.png

Отправленный документ автоматически попадает в папку «Отправленные» и будет находится в цепочке документов вместе с заказом и подтверждением заказа.

Сформировать документ «Счет» также можно в главном окне, из любого раздела просмотра документов. Для этого нажмите зеленую кнопку «Создать» и в появившемся окне Создать документ выберите тип документа «Счет».

Вид созданного документа соответствует документу «Счет» (INVOICE) созданному на основе Заказа (или Подтверждения заказа), однако все поля необходимо заполнить самостоятельно. В новом документе, все поля обозначенные красной звёздочкой * обязательны для заполнения.

Блоки Доп инфо, Информация о поставщике необязательные для заполнения, блок Итого расчитывается автоматически.

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_07.png

После внесения всех данных в документе, нажмите кнопку «Сохранить», затем «Отправить». Отправленный документ автоматически попадает в папку «Отправленные» и будет находится в цепочке документов вместе с заказом и подтверждением заказа.