Формирование Товарной и Налоговой Накладной



Введение

Данная инструкция описывает порядок формирования документов Товарной и Налоговой накладной web-платформе.

Важно

Внимание! Для корректного формирования документов ТН и НН, необходимо заполнить Товарный справочник. Вы можете посмотреть Инструкцию по заполнению справочника.

Примечание

Внимание! Завершенной цепочкой документооборота с сетью, является отправленная Товарная накладная, с корректным статусом, плюс созданная на основании Товарной накладной и зарегистрированная Налоговая накладная.

Товарная накладная

Перед началом работы с Товарной накладной и Налоговой накладной необходимо заполнить все реквизиты, ФИО подписанта и также данные по ГНИ, в которую буду отправляться Налоговые Накладные.

Заполнение реквизитов компании

Далее, перейдите в раздел “Настройки” (в правом верхнем углу”):

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_01.png

Нажмите на закладку «Мои компании» и выберете GLN, с которого будет происходить отправка документов.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_02.png

В открывшейся форме заполните поля обязательные для заполнения (отмечены красной звездочкой *).

Важно

Обратите внимание! Реквизиты заполняются на украинском языке и должны соответствовать информации в регистрационных документах компании.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_03.png

Методы создания Товарной накладной

Создать Товарную накладную возможно тремя способами:

  1. Через меню «Создать» выбрав Товарную накладную
  2. На основании Заказа (ORDER)
  3. На основании Уведомления о приеме (RECADV)

Рекомендуется формировать документ комплект документов Товарная накладная + Налоговая накладная, на основании Уведомления об приёме (RECADV).

Ниже приведен пример формирования Товарной накладной на основании Уведомления об приёме (RECADV).

Для формирования документа комплекта документов, необходимо перейти в раздел “Входящие”.

Для удобства, отфильтруйте документы по «прочитанным», выберете нужную сеть в и укажите типа документа «Уведомление о приёме».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_04.png

Открыть документ “Уведомление об приёме” и нажать кнопку “Сформировать”, затем выбрать из выпадающего списка документ “Товарная накладная + Налоговая накладная”.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_05.png

Заполнение документа Товарная накладная

Первым сформированным документом будет Товарная накладная. В открывшемся документе, необходимо заполнить обязательные данные, отмеченные красной звездочкой *, в каждом из блоков.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_06.png

При проверке внесенных данных по товарным позициям необходимо удостоверится, что обязательно заполнено поле код УКТ ВЭД. В случае, если поле не заполнено или заполнено не корректно, при сохранении документа будет выведено сообщение, как на изображении ниже:

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_07.png

Для того, что бы поле с кодом УКТ ВЭД по товарным позициям при формировании документа Товарная Накладная заполнялось автоматически, необходимо проверить корректность заполнения данных в Товарном справочнике.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_08.png

Подписание документа Товарная Накладная

После сохранения документа, его необходимо подписать Электронно-Цифровой подписью (ЭЦП).

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_09.png

Для первичной настройки ЭЦП, дождитесь загрузки страницы, а затем нажмите кнопку “Считать ключи

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_10.png

Затем, в блоке настройки ЭЦП, нажмите на изображение ключа и выберете из каталога, где хранятся Ваши секретные ключи, соответствующий файл.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_11.png

Виды файлов электронно-цифровой подписи

Если Вы используете ключи от АЦСК “Украина”, файлы подписей секретных ключей имеют расширение .ZS2 и следующие значения в именах файлов:

  • Директор «DS»,
  • Бухгалтер «BS»,
  • Сотрудник «SS»,
  • Печать «S»,
  • Шифрование «C»,
  • Универсальный ключ печати и шифрования «U».
../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_12.png

Если Вы используете ключи от АЦСК “ПриватБанк”, файлы подписей секретных ключей имеют расширение .jks

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_13.png

Если Вы используете ключи от любых других АЦСК, файлы подписей секретных ключей имеют наименование Key-6.dat

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_14.png

После выбора секретных ключей, введите пароли под каждым из них, а затем нажмите кнопку “Считать ключи

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_15.png

При корректном считывании ключей, в блоке “ЭЦП” появится информация о владельцах ключей. После проверки информации нажмите кнопку “Подписать”.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_16.png

После подписания нажмите на кнопку “Отправить”.

Статусы по товарной накладной

После отправки ответных документов, торговая сеть обрабатывает их и присваивает им статусы. Статусы отображаются в разделе “Отправленные”, напротив каждого документа.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_17.png
  • «Документ передан партнеру» - товарная накладная корректная.
  • «Документ передан на ящик партнера» - товарная накладная корректная.
  • «Правильный канал не найден. Нет соединения с партнером» - в товарной накладной указан некорректный GLN получателя и покупателя.
  • «Ошибка конвертации на выходящий формат» - есть ошибка в форме заполнения товарной накладной. Некоторые поля были не заполнены или заполнены некорректно.

В случае возникновения подобной ошибки просьба обратится по адресу эл. почты support@edi-n.com

Пример корректного статуса:

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_18.png

Пример некорректного статуса:

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_19.png

Налоговая накладная

После формирования и отправки Товарной накладной, форма Налоговой накладной откроется автоматически.

Данные в документе будут заполнены автоматически, на основании Товарной накладной. В Налоговой накладной необходимо заполнить порядковый номер.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_20.png

После заполнения всех данных, документ необходимо сохранить,подписать ЭЦП и отправить аналогично Товарной накладной.

Документ будет доставлен на сервер ЕРНН и проверен органом Государственной Налоговой Инспекции.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_21.png

Статус регистрации Налоговой накладной

После проверки документа органом Государственной Налоговой Инспекции, ему будет присвоен статус.

На корректный документ поступит статус «Зарегистрировано в ЕРНН и отправлено покупателю».

Не некорректный документ поступит статус «Ошибка при регистрации в ЕРНН».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_22.png

Чтобы проверить причину отказа в регистрации Налоговой накладной, необходимо зайти в отправленный документ и расшифровать квитанцию №1 отправленную органом ГНИ.

Для этого дождитесь загрузки данных в блоке «Квитанция №1» и нажмите кнопку «Прочитать».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_23.png

Если прежде, ключи ЭЦП не были настроены, для расшифровки квитанции необходимо настроить ключ «Шифрования».

Расшифрованный документ можно сохранить в формате .PDF, загрузить в формате .RPL или отобразить на платформе. Текст причины отказа в регистрации Налоговой накладной указан в блоке «Виявлені помилки»

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_24.png

После анализа ошибок, сформируйте документ повторно и отправьте еще раз.

Формирование Товарной и Налоговой накладной, через функционал «Создать документ»

В случае, если от торговой сети отсутствует документ «Уведомление о приёме», Товарную накладную, необходимо сформировать самостоятельно через меню «Создать».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_25.png

Добавление товарных позиций

Из выпадающего списка, выберете документ «Товарная накладная». В сформированном документе все реквизиты необходимо ввести вручную, на основании бумажных документов.

После заполнения реквизитов в документ, требуется ввести товарные позиции. Для этого нажмите кнопку «Добавить позицию».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_26.png

В появившейся форме, заполните все обязательные поля, отмеченные красной звездочкой «*», после этого сохраните изменение.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_27.png

Обратите внимание, что для того, что бы поле «код УКТ ВЭД» при добавлении позиции заполнялось автоматически, данные так же необходимо заполнить в Товарном справочнике.

После добавления всех товарных позиций, документ необходимо сохранить, подписать ЭЦП и отправить в торговую сеть.

Эта процедура, аналогичная пункту «Подписание документа Товарная Накладная» данной инструкции.

Формирование Налоговой накладной

Перейдите в раздел «Отправленные», найти и откройте ранее отправленную Товарную накладную.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_28.png

В открывшемся документе нажать кнопку «Сформировать», затем выбрать из выпадающего списка документ «Налоговая накладная».

Данные в документе будут заполнены автоматически, на основании Товарной накладной. В Налоговой накладной необходимо заполнить порядковый номер.

После заполнения всех данных, документ необходимо сохранить, подписать ЭЦП и отправить в торговую сеть.

Эта процедура, аналогичная пункту «Подписание документа Товарная Накладная» данной инструкции.